Online-Reservierung einrichten, ohne etwas zu übersehen

Eine Online-Reservierung einzurichten dauert einen Nachmittag. Was länger dauert, sind die Festlegungen davor: Wie viele Plätze geben Sie frei? Wie lange sitzt ein Gast? Was passiert mit großen Gruppen? Wer diese Fragen offen lässt, richtet ein System ein, das anschließend Buchungen produziert, die nicht passen.

Die Entscheidungen vorher

• Welcher Anteil Ihrer Plätze soll online buchbar sein? Häuser mit viel Laufkundschaft geben oft nur die Hälfte frei.
• Welche Zeiten? Nicht jede geöffnete Stunde muss reservierbar sein – viele Betriebe geben nur die Stoßzeiten frei.
• Wie lange blockt eine Reservierung? Messen Sie das, bevor Sie schätzen.
• Bis zu welcher Personenzahl darf selbst gebucht werden? Größere Gruppen laufen besser über ein Gespräch.
• Wie kurzfristig? Eine Buchung zehn Minuten vor Ankunft kann die Küche überfahren.

Die Einrichtung

1. 1Tische anlegen: Name, Personenzahl und Bereich. Bilden Sie Ihren Raum ab, nicht eine Idealform davon.
2. 2Bereiche trennen: Gastraum, Terrasse, Nebenzimmer. Nur so können Sie später einen davon einzeln sperren.
3. 3Kombinationen hinterlegen: Welche Tische lassen sich zusammenschieben und für wie viele Personen? Ohne das ist online keine Gruppe buchbar.
4. 4Öffnungszeiten und Ruhetage eintragen, Feiertage nicht vergessen.
5. 5Buchbare Zeiten und Dauer festlegen – nach den Entscheidungen von oben.
6. 6Bestätigung und Erinnerung einschalten und den Text einmal selbst lesen.

Vor dem Scharfschalten testen

Machen Sie eine echte Testbuchung, und zwar auf dem Smartphone, nicht am Rechner. Auf dem kleinen Bildschirm fallen umständliche Schritte am deutlichsten auf.

1. 1Buchen Sie einen Tisch für übermorgen und zählen Sie die Schritte bis zur Bestätigung.
2. 2Prüfen Sie, ob die Bestätigungsmail ankommt und ob der Absagelink funktioniert.
3. 3Versuchen Sie, eine Zeit zu buchen, die schon belegt ist. Wird sie gar nicht erst angeboten – oder erst nach dem Absenden abgelehnt?
4. 4Buchen Sie für eine Personenzahl, für die es keinen passenden Tisch gibt. Bekommen Sie eine sinnvolle Antwort?
5. 5Sagen Sie die Testbuchung wieder ab und prüfen Sie, ob der Platz sofort wieder angeboten wird.

Bekanntmachen

Ein Reservierungsweg, den niemand findet, wird nicht benutzt. Nach der Einrichtung gehört der Link an die Stellen, an denen Gäste tatsächlich suchen – und die wichtigste davon ist nicht Ihre Startseite.

• Google-Unternehmensprofil: der wichtigste Ort. Dort lässt sich ein Reservierungslink hinterlegen.
• Die eigene Website, oben und ohne Scrollen erreichbar.
• Soziale Profile, im Profiltext statt nur in einem alten Beitrag.
• Auf der Speisekarte und am Eingang – für die Gäste, die schon da waren.

Nach zwei Wochen nachjustieren

Sehen Sie sich nach zwei Wochen an, wo Buchungen aufgelaufen sind und wo nicht, wie viele Ausfälle es gab und ob die Sitzdauer stimmte. Fast immer stellt sich heraus, dass eine der Einstellungen zu eng oder zu weit war. Das ist normal – deshalb der frühe Blick, statt es ein halbes Jahr laufen zu lassen.