Terrassenreservierungen bei wechselhaftem Wetter planen
Wie Sie Außenplätze reservierbar machen, ohne bei Regen ein Problem zu haben – und was zu tun ist, wenn der Umschwung erst am Nachmittag kommt.
Ein Biergarten mit achtzig Plätzen und ein Innenraum mit dreißig: An einem schönen Samstag ist das ein sehr guter Betrieb. An einem verregneten Samstag ist es ein Betrieb mit dreißig Plätzen und fünfzig Reservierungen.
Der Fehler: alles in einen Topf
Viele Betriebe führen ihre Kapazität als eine Zahl. Hundertzehn Plätze. Das funktioniert, solange die Sonne scheint, und fällt in dem Moment auseinander, in dem es anfängt zu regnen – denn dann sind achtzig davon nicht mehr da, aber die Reservierungen schon.
Der erste Schritt ist deshalb keine Software, sondern eine Trennung: Innen und außen sind zwei Bereiche mit eigenen Tischen, nicht eine Summe. Erst dann lässt sich überhaupt sagen, wie viele Ihrer Gäste für morgen draußen sitzen sollen.
Wie viel Terrasse Sie vergeben sollten
- Wer nur so viele Außenplätze vergibt, wie er drinnen unterbringen kann, hat bei Regen kein Problem – und verschenkt bei Sonne den halben Garten.
- Wer alles vergibt, hat bei Regen einen sehr unangenehmen Nachmittag am Telefon.
- Der Mittelweg: Außenplätze vergeben, aber beim Reservieren dazusagen, dass sie vom Wetter abhängen. Ein Satz im Bestätigungstext genügt und nimmt dem Anruf die Schärfe.
Wichtig ist die Erwartung, nicht die Zahl. Ein Gast, der weiß, dass „Terrasse bei gutem Wetter“ gilt, ist bei Regen enttäuscht, aber nicht verärgert. Ein Gast, dem ein Terrassentisch fest zugesagt wurde, ist zu Recht verärgert.
Wenn der Umschwung am Nachmittag kommt
Um 15 Uhr steht fest: Es regnet ab 18 Uhr durch. Jetzt zählt, wie schnell Sie reagieren können.
- 1Den Außenbereich für neue Buchungen schließen. Das muss ein Handgriff sein – nicht ein Tisch nach dem anderen.
- 2Ansehen, wer betroffen ist. Welche Reservierungen liegen heute Abend draußen?
- 3Umsetzen, was drinnen Platz findet. Meistens mehr, als man denkt, wenn man die Tischgrößen richtig kombiniert.
- 4Den Rest anrufen – nicht anschreiben. Bei einer Änderung am selben Tag ist ein direkter Anruf häufig der zuverlässigste Kontaktweg.
Derselbe Handgriff, anderer Anlass
Was für die Terrasse gilt, gilt für jeden Tisch, der plötzlich nicht verfügbar ist: ein Wackelkontakt in der Lampe darüber, ein Wasserschaden, ein defekter Stuhl, ein Nebenraum, der für eine Feier gebraucht wird. Das ist kein Sonderfall, sondern Alltag – und ein Reservierungssystem, das dafür keinen einfachen Weg vorsieht, wird an genau diesen Tagen umgangen.
