Doppelbuchungen im Restaurant vermeiden

Es ist der Moment, den niemand im Service erleben will: Zwei Gruppen stehen vor demselben Tisch, beide haben reserviert, beide haben recht. Eine muss warten oder gehen, und Sie haben in beiden Fällen einen unzufriedenen Gast.

Wie Doppelbuchungen entstehen

Fast nie durch Schlamperei. Fast immer durch eine Lücke zwischen zwei Wegen, auf denen Reservierungen hereinkommen.

• Das Telefon klingelt, während jemand online reserviert. Beide bekommen denselben Tisch, weil der eine Weg vom anderen nichts weiß.
• Zwei Mitarbeiter tragen gleichzeitig in dieselbe Tabelle ein. Der zweite überschreibt den ersten, ohne es zu merken.
• Eine Reservierung wird verschoben, aber die alte Zeit nicht freigegeben – oder doch freigegeben, obwohl der Tisch weiter belegt ist.
• Die Sitzdauer wird unterschätzt. Der Tisch ist um 19 Uhr für 20:30 Uhr wieder eingeplant, aber die erste Gruppe sitzt bis 21 Uhr.

Warum Kalender und Tabellen es nicht lösen

Ein Kalender kennt Termine, aber keine Tische. Er kann Ihnen nicht sagen, dass um 19 Uhr zwar noch Platz für zwei Personen ist, aber nicht mehr für sechs. Und er weiß nicht, dass Tisch 4 und Tisch 5 zusammengeschoben werden können, dann aber beide belegt sind.

Eine Tabelle hat dasselbe Problem und noch ein zweites: Sie prüft nichts. Sie können jede Zeile eintragen, die Sie wollen, auch eine, die einer anderen widerspricht. Die Prüfung findet im Kopf des Eintragenden statt – und der ist im Service mit anderem beschäftigt.

Was ein System dafür können muss

Es reicht nicht, dass die Software „Reservierungen verwaltet“. Drei Dinge entscheiden, ob eine Doppelbuchung technisch überhaupt möglich ist.

1. 1Ein Tisch, nicht nur eine Uhrzeit. Das System muss wissen, welcher konkrete Tisch wie viele Plätze hat und wer darauf sitzt.
2. 2Eine Sitzdauer je Gruppengröße. Größere Gruppen bleiben in der Regel deutlich länger als ein Zweiertisch – welche Werte für Ihr Haus passen, zeigt ein Blick in die eigenen Zahlen. Eine einheitliche Pauschale führt entweder zu Doppelbuchungen oder zu ungenutzten Plätzen.
3. 3Eine Prüfung, die auch bei gleichzeitigen Buchungen greift. Gehen zwei Reservierungen im selben Moment ein, muss die zweite abgewiesen werden. Eine Verfügbarkeitsprüfung, die nur beim Anzeigen der freien Zeiten stattfindet, reicht dafür nicht aus.

Der zweite Weg: Telefon und Online zusammenführen

Die häufigste Doppelbuchung entsteht nicht im System, sondern daneben: Online läuft eine Software, Telefonreservierungen landen im Heft. Solange es zwei Bücher gibt, wird eines davon das andere irgendwann überschreiben.

Das ist kein technisches Problem, sondern eine Entscheidung: Alles, was hereinkommt, geht in dasselbe Buch – auch der Anruf. Das kostet am Telefon zwanzig Sekunden mehr und spart Ihnen den Abend, an dem zwei Gruppen vor demselben Tisch stehen.